Le CCVS a d'ailleurs entrepris un important travail d’informatisation des collections qui constituent son réseau, grâce à l’aide très précieuse de M. Jean-Pierre Lartigau.

La constitution de cette banque de données de plus de 45 000 taxons botaniques et horticoles, créée grâce à l’ensemble des plantes des différentes collections labellisées par le CCVS, permet d’assurer non seulement un inventaire très précis de ce vivier génétique inestimable, mais aussi d’identifier l’origine de ces plantes, d’en comprendre l’historique et de les enregistrer en respectant la nomenclature botanique en vigueur.

Ce travail permet également de donner les règles de base indispensables au suivi de collection, de donner des conseils sur les mises à jour et de corriger d’éventuelles erreurs sur les listes de plantes; c'est un véritable échange avec les collectionneurs. Le CCVS tient d'ailleurs un fichier excel à disposition des candidats et des collectionneurs adhérents, afin de leur donner une trame, pour la réalisation de leur inventaire.

Le CCVS peut également intervenir pour faciliter la transmission de collections. Il contribue enfin à valoriser l'ensemble des collections adhérentes en diffusant à leur sujet une information scientifique, notamment auprès du grand public.

Le Comité des Collections du CCVS étudie de manière approfondie les dossiers de candidature qui lui sont soumis, puis les transmet, pour avis, au Conseil Scientifique.

La reconnaissance officielle est prononcée par le Conseil d'Administration du CCVS.
Une cérémonie de remise des diplômes est organisée chaque année.

La liste des collectionneurs et des collections labellisées CCVS figure dans L'ANNUAIRE DES COLLECTIONS DU CCVS.